Mein Team war kurz davor, wegen Kaffee zu rebellieren.

„Ich dachte, ein Profi-Anbieter wäre die sicherste Lösung.
Am Ende zahlten wir 5 Jahre lang zu viel – und saßen trotzdem wochenlang ohne Kaffee da."

Wenn Sie für ein Büro, eine Praxis, Werkstatt oder einen Betrieb verantwortlich sind, kennen Sie das sicher:

• Die Kaffeemaschine ist zu klein, zu langsam oder ständig kaputt.
• Keiner fühlt sich für die Reinigung zuständig.
• Mitarbeiter bringen ihren eigenen Kaffee mit oder rennen zum Bäcker.

Genau so war es bei uns.
Ich bin Büro-Managerin in einem mittelständischen Betrieb in Baden-Württemberg.
Und ich erzähle Ihnen das, weil ich durch Zufall auf eine Lösung gestoßen bin, von der ich mir heute wünsche, ich hätte sie Jahre früher gekannt.

Eine Lösung, mit der wir jetzt:

Der Tag, an dem unsere „Profi-Lösung" uns fast lahmgelegt hat

Vor zwei Jahren haben wir uns „endlich was Gescheites" gegönnt:

Ein großer Anbieter mit bekanntem Namen, Hochglanzbroschüre, Außendienstler im Anzug.
Die Maschine sah toll aus, Kaffee-Partner & Co. eben.

Wir bekamen:

• Einen schicken Kaffeevollautomaten
• Einen „Rundum-Service-Vertrag"
• Und einen 5-Jahres-Mietvertrag, der „absolut üblich in der Branche" sei

Ich habe damals unterschrieben.
Heute weiß ich: Das war ein Fehler.

Am Anfang waren alle begeistert.
Cappuccino, Latte, Kakao – alles auf Knopfdruck.

Doch dann kam der Tag X.

„Mindestens zwei Wochen ohne Kaffee" – das war die Antwort

An einem Montagmorgen stand plötzlich eine Kollegin vor meinem Büro:

„Die Maschine blinkt rot. Nix geht mehr."

Wir haben alles probiert. Aus.
Also Hotline.

Nach einer Warteschleife die ernüchternde Antwort:
„Unser Techniker kann frühestens in 10–14 Tagen kommen."

10–14 Tage.
In einem Büro, in dem fast alle morgens mit der Kaffeetasse starten.

Die nächsten Tage sahen so aus:

• Mitarbeiter liefen mehrmals täglich zum Bäcker
• Besprechungen starteten später
• Alle genervt: „Wofür zahlen wir eigentlich diesen teuren Vertrag?"

Wir haben am Ende knapp drei Wochen auf eine Reparatur gewartet.

Und der Monatsbetrag lief natürlich weiter.

Der Moment, in dem ich verstand, warum wir so viel zahlen

In dieser Zeit habe ich angefangen zu rechnen.
Und zu googeln.

Ich habe herausgefunden:

• Der große Anbieter kauft die Maschinen beim Hersteller zum normalen Listenpreis
• Dann setzt er seine Marke drauf
• Und schlägt nochmal seinen Aufschlag obendrauf
• Dazu kommen lange Verträge, aus denen man kaum rauskommt

Kurz gesagt:
Wir zahlten für das Logo und den Namen, nicht für bessere Technik.

Die Maschine selbst gibt es identisch auch ohne Markenlogo.
Nur 30–40 % günstiger.

Das war der Moment, in dem ich dachte:
„Es muss doch jemand geben, der das ehrlich macht."

Wie ich den „geheimen" Anbieter aus der Region gefunden habe

Zwei Wochen später war ich bei einem Unternehmer-Stammtisch.
Dort habe ich einer anderen Geschäftsführerin unser Kaffee-Drama erzählt.

Sie lachte und sagte:

„Wir hatten genau das Gleiche. Heute zahlen wir 30 % weniger und wenn was ist, ist unser Kaffee-Mann in 1–2 Tagen da."

Ich dachte erst, sie meint einfach einen anderen Großanbieter.
Aber sie erzählte von einem kleinen, regionalen Servicepartner:

„Der heißt Dietrich. Der verkauft genau die gleichen Profi-Automaten, die die großen Marken nutzen. Nur eben ohne Logo-Aufschlag. Und er ist selbst der Techniker."

Sie gab mir seine Nummer.
Ich rief am nächsten Tag an.

Was ich am Telefon hörte, hat mich ehrlich überrascht

Herr Dietrich wirkte am Telefon nicht wie ein „Vertriebler".
Eher wie ein Handwerker, der einfach seinen Job gut machen will.

Er erklärte mir in einfachen Worten:

• Er kauft die Profi-Automaten direkt zu den offiziellen Listenpreisen
• Er nimmt seinen fairen Service-Aufschlag – fertig
• Große Marken schlagen auf diesen Listenpreis oft nochmal rund 30–40 % drauf
• Für genau dieselbe Maschine, oft vom gleichen Werk
• Er zwingt niemanden in 5-Jahres-Verträge – Vertragslänge wird gemeinsam festgelegt

Und dann sagte er einen Satz, der hängen blieb:

„Ich brauche keine 500 Kunden. Ich brauche nur ein paar loyale Firmen in der Region, denen ich ehrlich diene. Deswegen kann ich im Notfall auch in 1–3 Tagen da sein."

Ich hatte das Gefühl:
Das ist das Gegenteil von dem, was wir bisher hatten.

Also haben wir uns getroffen.

Die Wahrheit über „unsere" alte Maschine

Beim Termin wurde es fast schon peinlich.

Herr Dietrich sah unsere Leasing-Maschine an, lächelte und sagte:

„Das ist die OCX von Gerhardt – ein richtig gutes Gerät.
Ich habe genau dasselbe Modell im Programm - einfach ohne eigenes Logo."

Dann nannte er mir den Preis, den wir bei ihm zahlen würden.
Es waren rund 30 % weniger als aktuell – bei ähnlicher Leistung.

Und:
Wir hätten keine 5-Jahres-Knebelbindung.

In dem Moment wurde mir klar:
Wir hatten die ganze Zeit für das Schild am Blechkasten bezahlt.

Was sich nach dem Wechsel wirklich verändert hat

Wir haben den Vertrag mit dem Großanbieter auslaufen lassen.
Parallel dazu mit Herrn Dietrich einen neuen Vertrag gemacht.

Unsere Bedingungen heute:

Und der Effekt im Alltag?

• Keine Diskussionen mehr, wer die Maschine reinigt – das ist im Servicepaket geregelt
• Keine „Plörre" mehr – der Kaffee schmeckt deutlich besser
• Weniger Coffee-Runs zum Bäcker
• Mitarbeiter sind sichtbar zufriedener
• Ich muss mir keine Vorwürfe mehr machen, wenn was kaputtgeht

Das Beste:
Als wir neulich wieder einen Defekt hatten, war Herr Dietrich am nächsten Tag da.

Die Maschine lief wieder, bevor überhaupt jemand ernsthaft meckern konnte.

Warum Sie von diesem Modell fast nie hören

Ich habe Herrn Dietrich gefragt, warum nicht „alle" so arbeiten wie er.

Seine Antwort war simpel:

„Die großen Marken verdienen am meisten an langen Verträgen und hohen Aufschlägen.
Ich verdiene am meisten an langfristigem Vertrauen."

Er möchte nicht mit Werbung die ganze Region zupflastern.
Er kann es auch gar nicht – er ist aktuell noch Ein-Mann-Betrieb mit Partnern im Hintergrund.

Das bedeutet:

• Seine Kapazität ist begrenzt
• Er kann nur eine bestimmte Zahl an Betrieben gut betreuen
• Er nimmt lieber weniger Kunden, die dafür sehr zufrieden sind

Genau das macht dieses Modell so spannend – und gleichzeitig so selten.

Für wen sich dieser „Geheimtipp" wirklich lohnt

Ehrlich gesagt:
Wenn Sie ein Ein-Personen-Büro sind, das einen Filterkaffee am Tag trinkt, ist das nicht für Sie.

Aber wenn Sie:

• Ein Büro, eine Praxis, Werkstatt, Kanzlei, Agentur oder Betrieb mit mindestens 5–10 Kaffeetrinkern sind
• Genervt sind von schlechtem Service, dreckigen Maschinen, Streit um Kaffeekassen
• Keine Lust mehr auf 5-Jahres-Verträge und Logo-Aufschläge haben
• Und einfach eine faire, ehrliche Lösung aus der Region wollen

…dann sollten Sie dieses Modell zumindest einmal prüfen.

Genau dafür gibt es jetzt einen kurzen Online-Check, den ich mir damals gewünscht hätte.

Jetzt testen, ob Dietrich Sie überhaupt noch annehmen kann

Weil ich so gute Erfahrungen gemacht habe, habe ich Herrn Dietrich gefragt, ob er für andere Betriebe aus der Region auch so eine unverbindliche Prüfung anbietet.

Er hat zugestimmt – solange er noch Kapazität hat.

Fazit aus Sicht einer Büro-Managerin:

Wenn ich eines gelernt habe, dann das:

Gleiche Profi-Automaten wie bei den großen Marken – nur 30–40 % günstiger und mit 1–3-Tage-Service vor Ort – sind möglich.
Man muss nur den richtigen Anbieter kennen.

Bevor Sie den nächsten 5-Jahres-Vertrag unterschreiben oder noch ein Jahr „Plörre" ertragen: